20-12-2012

Het Nieuwe Werken in de schoonmaakbranche

Door daling in het gebruik van vierkante meters is Het Nieuwe Werken (HNW) een bedreiging voor de schoonmaakbranche. Zo concludeert...

Beyond Clean Desk

...het rapport Cijfers en Trends van de Rabobank dat een overzicht geeft van de kansen en bedreigingen voor de facilitaire branche. Vebego-dochter Westerveld maakt schoon bij Microsoft in Amsterdam: het toonbeeld van HNW. Is HNW daadwerkelijk een bedreiging? Of biedt het ook kansen? De impact van HNW op het schoonmaakonderhoud in de praktijk.

“Het ligt een beetje aan de definitie van Het Nieuwe Werken”, start Dick Oeseburg, districtsmanager bij Westerveld zijn verhaal. “Sommige bedrijven interpreteren HNW als flexwerken: medewerkers werken een deel van hun contracturen thuis, waardoor er minder werkplekken op kantoor nodig zijn. In dit geval is HNW een serieuze bedreiging voor de schoonmaakmarkt. Immers, het aantal schoon te maken vierkante meters loopt terug. Maar voor andere organisaties, zoals Microsoft, gaat HNW veel verder dan flexwerken, met een stijgende vraag naar schoonmaak als gevolg. Dan is het natuurlijk een kans.”

Resultaatgericht werken
“Bij Microsoft staat HNW voor resultaatgericht werken”, legt Chimène van de Rest, facility manager bij Microsoft, uit. “In tegenstelling tot flexwerken gaat het er bij Microsoft niet om of je je uren per week maakt, maar of je je ‘targets’ haalt. Hoe je dat doet en binnen welk tijdsbestek, doet er niet toe. Bij Microsoft mogen de medewerkers naar kantoor komen, maar het hoeft niet. Het kantoor en het werk zijn bij Microsoft zo ingericht dat medewerkers optimaal plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken. Onder meer ondersteund door een hypermoderne – hoe kan het ook anders – ICT-infrastructuur.”

Kantoorfunctie veranderd
Met de invoering van een andere manier van werken, is de oorspronkelijke functie van het kantoor van Microsoft veranderd. Van de Rest: “Het kantoor is nu veel meer een plek om te ontmoeten en te communiceren. De informatie die je nodig hebt om je werk te doen, is tenslotte overal te vinden. Je hoeft er niet per se meer voor naar kantoor te komen. We hebben op ons kantoor in Amsterdam voor 60-70% van de medewerkers een werkplek. Omdat ze op elk willekeurig tijdstip binnen kunnen lopen, is de bezettingsgraad van de werkplekken, en ook bijvoorbeeld de toiletten, veel hoger dan in een traditioneel kantoor. Dit vraagt om intensievere en klantgerichtere schoonmaak. Ik zie HNW daarom als een grote kans voor de schoonmaaksector.”

Dagschoonmaak
Naast een traditionele avondploeg, maken bij Microsoft drie mensen overdag schoon. Oeseburg: “Eén medewerker is de hele dag aanwezig in de centrale ontmoetingsruimte, één maakt schoon op de afdelingen waar gewerkt wordt en één houdt het sanitair bij. Na kantoortijd komt de avondploeg voor het ‘vaste rondje’.” Van de Rest vult aan: “Het kantoor in Amsterdam is het visitekaartje van Microsoft. Daarom stellen we heel hoge eisen aan het gebouw en de voorzieningen. Aan de inrichting, aan de ICT-faciliteiten, de catering en dus ook aan de schoonmaak. Het moet allemaal smetteloos schoon.”

Resultaatgericht contract
Westerveld tekende met Microsoft een resultaatgericht contract. Oeseburg: “Het contract is heel eenvoudig uit te leggen: alles schoon. Te allen tijde. Toch was het in het begin wel even zoeken, want wat is schoon? Van de Rest begrijpt wat hij bedoelt. “In het contract staat dat de vloer altijd ‘shiny’ dient te zijn. Maar ja, wat is shiny?” Microsoft bedoelt hier bijvoorbeeld mee dat er nooit en te nimmer krassen zichtbaar mogen zijn. Oeseburg: “Eerst viel die taak onder de verantwoordelijkheid van de dagschoonmakers, maar dat bleek ondoenlijk. Nu is er één medewerker van de avondploeg verantwoordelijk gemaakt voor al het periodieke onderhoud, waaronder het in topconditie houden van de vloer.”

Flexibiliteit
Flexibiliteit is volgens Van de Rest de belangrijkste voorwaarde waar de schoonmaakdienstverlener in HNW aan moet voldoen. “De bezetting in het kantoor wisselt voortdurend; daar moet je op in kunnen springen.” Dat kan Westerveld gelukkig. “De dagschoonmakers staan, naast hun vaste werkzaamheden, ook op ieder moment paraat voor (kleine) calamiteiten. Bijvoorbeeld om een omgevallen kop koffie direct op te ruimen. Of, zoals laatst, om een enorme lekkage zo snel mogelijk weg te dweilen. Om niet met hun reguliere werkzaamheden in de knel te komen, vraagt dit heel wat improvisatietalent.”

Malussysteem
“We sturen de schoonmakers die overdag werken anders aan”, voegt Oeseburg toe. “In plaats van hun riedeltje af te werken, vragen we onze schoonmakers zelf te kijken wat schoongemaakt moet worden en daar voorrang aan te geven. Dus niet eenmaal per week een doek over de kasten, ongeacht of ze vuil zijn of niet. Maar kijken: is de kast vies? Ja, dan een doek erover heen. We moeten wel, want we werken met een malussysteem. Halen we in de periodieke controlerondes niet het gewenste resultaat, dan volgt een boete.”

Clean Desk
Wat zijn de voordelen van schoonmaken in een HNW-kantoor? Oeseburg: “De werkplekken zijn automatisch clean desk. Er zijn geen persoonlijke eigendommen of paperassen die je aan de kant hoeft te schuiven om schoon te maken. Dat werkt heel efficiënt. Bovendien hebben we een systeem geïntroduceerd dat je een schoongemaakte werkplek herkent aan het toetsenbord dat naar achteren is geschoven en op het toetsenbord ligt de muis. Niet alleen zien de medewerkers van Microsoft zo welke werkplek klaar voor gebruik is; ook onze avondploeg ziet in één oogopslag welke plekken nog onder handen genomen moeten worden.”

Minder klachten
De medewerkers van Westerveld die overdag schoonmaken bij Microsoft vinden hun werk nu een stuk leuker. Oeseburg: “De ad hoc schoonmaakwerkzaamheden maken het werk wel wat zwaarder, maar daar staat het dagelijks persoonlijk contact tegenover. Ze worden gewaardeerd voor het werk wat ze doen.” Van de Rest: “Alle schoonmakers zijn heel betrokken bij Microsoft. Ze zien Microsoft als hun werkplek. En wij zien ze als collega’s.” Oeseburg juicht dat toe: “Het zien schoonmaken vermindert klachten en verhoogt de schoonmaakbeleving.”

Goed Nederlands
Stelt dagschoonmaak niet heel andere eisen aan schoonmakers? “Dagschoonmaak vraagt wel wat meer van de schoonmaker. Goed Nederlands spreken en gastgericht werken bijvoorbeeld. Niet dat we daar speciaal op geselecteerd en getraind hebben; Het is eigenlijk een natuurlijke selectie geweest. Westerveld is een relatief klein bedrijf. Je weet wel welke schoonmakers geschikt zijn voor die functie van dagschoonmaker en welke liever in een avondploeg werken.”

Productie gestegen met 28 minuten per dag
Zolang opdrachtgevers aan Het Nieuwe Werken de invulling geven zoals Microsoft dat doet, voorziet Oeseburg volop kansen. “Het jammere is alleen dat de genoemde faciliteiten al snel als luxe bestempeld worden waarop in economisch mindere tijden als eerste bezuinigd wordt. In de praktijk is HNW voor veel bedrijven vooral minder werkplekken.” Van de Rest: “Daarom misschien goed om te vermelden dat bij Microsoft de productie per medewerker per dag met 28 minuten is gestegen, de bereikbaarheid van medewerkers met 25% is toegenomen en de beheerkosten met 600.000 euro zijn verlaagd. En dan noem ik nog niet de betere balans tussen werk en privé en het verminderde fileleed. HNW is de toekomst voor de kantorenmarkt.”